Gemeente Ede gaat projectuitdagingen zelf aan met KaartViewer
De uitgangspunten
- Klant: Gemeente Ede
- Klant sinds: 2014
- Doelgroep: alle ambtenaren van gemeente Ede en omgevingsdienst de Vallei, burgers en bedrijven
- Applicaties: KaartViewer, DataPortaal, Meldingen applicatie, KaartVerhaal en EscapeMap
- Beheerders: 7 beheerders, waarvan 2 beheerders die de regie voeren
- Beheert GIS-omgeving van: Gemeente Ede en Kaartviewer van Omgevingsdienst De Vallei
- Geregistreerde gebruikers: >1100 in totaal, meestal 100 gelijktijdige gebruikers
- Kaartlagen: >1600 Waaronder ook de basisregistraties en voorzieningen
- Projecten/websites: >100 Zoals Vastgoedregistratie, GRIP, begraafplaatsen, drones, processierupsen, stormkaart, etc.
Dennis Oosterhuis en Gerard Westerbroek werken als geo-adviseurs bij de Gemeente Ede, in het team Geo-informatie. Ze zijn samen verantwoordelijk voor het beheer van de KaartViewer Suite. Wat begon als een tweemansproject, is nu uitgegroeid tot een team met vijf extra GIS-specialisten. Deze specialisten richten zich vooral op de inhoud, waardoor Gerard en Dennis het overzicht en de coördinatie kunnen behouden.
Wanneer medewerkers van de gemeente een kaartvisualisatie nodig hebben, kloppen ze aan bij het team Geo-informatie. Vanuit de KaartViewer Suite is KaartViewer vaak de eerste keuze, omdat deze applicatie dankzij zijn veelzijdige opzet breed inzetbaar is binnen de hele organisatie. Hierdoor heeft het team Geo-informatie projecten kunnen oppakken die anders als maatwerk uitbesteed zouden worden. We vragen hen hoe het team zo heeft kunnen groeien en een belangrijke positie binnen de gemeente heeft verkregen. Dennis antwoordt: “Het ging niet vanzelf. We hebben er heel hard voor gewerkt om zover te komen.”
Uitdaging in vastgoedregistratie
De Gemeente Ede stond voor de taak een nieuw vastgoedsysteem aan te schaffen, waarin tevens de kadastrale kaart (BRK) geïntegreerd diende te worden. De afdeling IPPM (Informatie Project en Portfolio Management) heeft hierbij het team Geo om ondersteuning gevraagd, gezien hun expertise op dit gebied. Gerard licht toe: “Men gaf aan: ‘Wij hebben de BRK nodig, en dat is jullie specialisatie.'”
Tijdens een presentatie werd een systeem gepresenteerd dat aanzienlijk maatwerk vereiste, wat leidde tot extra kosten. Dit stelde de gemeente voor een uitdaging, aangezien zij zocht naar een efficiënte oplossing voor vastgoedbeheer en -registratie.
Oplossing met KaartViewer
Het Geo-informatieteam besloot deze uitdaging zelfstandig aan te pakken. Gerard verklaart: “Na het overleg stelde ik voor: ‘Wij kunnen dit ook zelf realiseren. Dan hebben we het volledig in eigen handen.’” Het team startte vervolgens met de ontwikkeling van een op maat gemaakt Vastgoed Registratie Systeem (VRS) binnen de bestaande KaartViewer-applicatie.
Dennis legt uit: “Het is een groot project en eigenlijk een applicatie binnen een applicatie, in dit geval KaartViewer.” Het systeem bestaat uit vier onderdelen: pacht, verkoop, restgroen en een algemeen vastgoedcomponent. “We maken gebruik van alle mogelijkheden van KaartViewer, zoals het genereren van rapporten, het uploaden van bijlagen, een uitgebreid muteerpaspoort, en doorverwijzingen met e-mailfuncties of naar websites,” zegt Dennis. Zo wordt een generieke applicatie omgezet naar een specifieke procesapplicatie.
De ontwikkeling van KaartViewer biedt steeds nieuwe mogelijkheden. Gerard en Dennis vertellen dat ze KaartViewer zien als een standaard element, waarop andere applicaties zoals het DataPortaal en KaartVerhaal naadloos aansluiten. “We zijn ook erg blij met het meldingsysteem. We kunnen het gebruiken op de website voor bijvoorbeeld meldingen van de eikenprocessierups of wateroverlast,” vertelt Gerard. “Met KaartViewer kunnen we dit intern en extern goed regelen met autorisaties.”
Ze benadrukken dat er voor sommige toepassingen specifieke applicaties nodig blijven. Gerard zegt: “Maar over de hele linie zijn we met KaartViewer veel sterker, omdat alles generiek wordt aangestuurd.” Dennis voegt toe: “Je kunt gegevens ook veel makkelijker uitwisselen. In verschillende applicaties kun je dezelfde kaartlagen gebruiken en combineren.”
Succesvolle implementatie
Door de projectmatige aanpak met KaartViewer is het Geo-informatieteam uitgegroeid tot een belangrijke schakel binnen de gemeente. Het Vastgoedproject is een aanzienlijk succes gebleken; het Vastgoed Registratie Systeem (VRS) is met succes geïmplementeerd en wordt met veel enthousiasme benut. Dennis merkt op: “Het systeem wordt nog steeds met veel plezier gebruikt.”
Het team heeft ook andere projecten begeleid, zoals de begraafplaatsen-applicatie, waarmee gebruikers via een QR-code naar graven kunnen zoeken. Ook ‘GRIP Ede’, voor openbare orde en veiligheid, is als een KaartViewer-website beschikbaar. Gerard vertelt: “Bij een GRIP-situatie (Gecoördineerde Regionale IncidentenbestrijdingsProcedure) zijn er standaard kaarten beschikbaar die onmiddellijk kunnen worden geraadpleegd.”
Op piekmomenten zijn er nu zo’n 100 gelijktijdige gebruikers in KaartViewer. Gerard zegt trots: “Dat is echt mooi om te zien.” Dennis sluit af: “Het team is meegegroeid met het gebruik en de omvang van wat Geo en KaartViewer nu zijn. Het heeft lef gekost om zover te komen, maar je moet ook vertrouwen hebben in de applicatie.” Gerard voegt toe: “Het helpt dat we een strippenkaart en de support van GeoNovation hebben. Zonder die ondersteuning waren we niet zover gekomen. Hiermee kunnen we blijven ontwikkelen en hebben we support als er iets niet werkt.”
“Het team is meegegroeid met het gebruik en de omvang van wat Geo en KaartViewer nu zijn”
Hoe is dit allemaal tot stand gekomen?
“We hebben inmiddels zo’n 100 verschillende websites die allemaal bijgehouden moeten worden”, zegt Dennis. De samenwerking binnen het team is hierbij essentieel voor het succes. De Geo-adviseurs houden de helikopterview en zetten de grote lijnen uit, terwijl de GIS-specialisten zich focussen op technische details en analyses, maar ook workshops en trainingen organiseren. Zo komen ieders sterke punten het beste tot zijn recht. “Doordat we taken kunnen verdelen, zijn we nu ook zover dat we ons op nieuwe ontwikkelingen kunnen richten, zoals 3D. Dat soort projecten aan KaartViewer koppelen, bijvoorbeeld met drones, daar kunnen we nu iets mee”, vertelt Gerard.
Dennis benoemt de veranderingen die er zijn geweest de afgelopen jaren “15 jaar geleden waren we echt nog bekend van het landmeten van de plotjes die uit de plotter kwamen. Maar we hebben onze positie wel heel sterk ingezet en de medewerkers en afdelingen opgezocht”. Ze zijn actief in het positioneren van team Geo door middel van een intranetpagina, waar informatie wordt gedeeld en het team toegelicht wordt in een video. Hiermee geven ze inzicht in hun werkzaamheden en waar iedereen team Geo voor kan benaderen. Ook leiden ze mensen op in het gebruik van KaartViewer. De GIS-specialisten maken uitlegvideo’s, om het leren begrijpelijk en toegankelijk te maken. Verder maken ze in hun trainingsessies dankbaar gebruik van EscapeMap. “Nieuwe medewerkers krijgen de mogelijkheid om EscapeMap uit te voeren, om bekend te worden met KaartViewer. Het wordt altijd heel goed ontvangen.” Zo is het team continu bezig om de beheerders en gebruikers binnen gemeente Ede verder op te leiden. “Nu weten mensen binnen de organisatie ons rechtstreeks te vinden”, zegt Dennis.
Hebben jullie nog advies aan andere gemeenten?
Gerard en Dennis adviseren andere gemeenten om te investeren in de training en autonomie van gebruikers. “We zien dat er in andere gemeenten gewerkt wordt vanuit een traditionele Geoviewer en dat er vaak heel veel wordt aangereikt,” zegt Gerard. “Dat is echt het verschil met GeoNovation”. Gerard vertelt dat de KaartViewer Suite komt met een basisset en echt is ingericht om na een training eenvoudig zelf te gebruiken.
“GeoNovation geeft je de tools hoe je er zelf als klant mee aan de slag kunt gaan. Je ziet bij ons dat de GIS-specialisten er inmiddels veel gemakkelijker doorheen klikken dan dat wij dat doen. Zij zorgen voor de data en de configuratie van de viewer. Alles van begin af aan! Ze maken de meest mooie stijlen en delen deze ook met elkaar.”
“Dat zouden we andere gemeenten ook mee willen geven: lever maatwerk en betrek gebruikers bij het proces, zodat zij de mogelijkheden van de KaartViewer Suite optimaal kunnen inzien en benutten”.
Wil je meer informatie of een vrijblijvende kennismaking? Dat kan natuurlijk. Neem contact via de mail info@genovation.nl
of bel met
Peter-Paul Koonings of Sjaco Lensen.
Peter-Paul Koonings
Directeur GeoNovation
Sjaco Lensen
Account- en projectmanager
